คำว่า “ไม่” พูดเมื่อไหร่และพูดอย่างไรในที่ทำงาน

          การถูกไหว้วานให้ทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งในที่ทำงานมักเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะกับบางสายงานหรือบางตำแหน่งงาน แต่บ่อยครั้งสิ่งที่ซ่อนอยู่ในคำขอร้องโดยไม่ตั้งใจคือ “คำสั่ง” ที่ยากจะปฏิเสธโดยไม่คำนึงถึงผลลัพธ์ที่ตามมา

          คำสั่งที่ดูเหมือนคำขอร้องมักปรากฏในรูปแบบของคำถาม เช่น “คุณสามารถทำ….. ให้หน่อยได้ไหม?” เนื่องจากผู้พูดไม่ต้องการที่จะถูกมองว่าเป็นคนเจ้ากี้เจ้าการ เรื่องมาก หรือเอาแต่เรียกร้องจากผู้อื่น สำหรับบทความนี้ เราจะบอกวิธีพูดปฏิเสธคำขอร้องที่ให้ความรู้สึกเหมือนคำสั่งอย่างเหมาะสม

เมื่อไหร่ที่เราจะพูดคำว่า “ไม่”

          หากคุณถูกมองว่าเป็นคนที่มีความสามารถและขยันขันแข็ง ซึ่งมีความเป็นไปได้ที่ปริมาณงานที่หลั่งไหลเข้ามาจะไม่สมดุลกับเวลาที่คุณมีอยู่ แม้บางโอกาสที่เข้ามาจะดูน่าดึงดูด แต่มันคุ้มค่าพอที่จะทำให้คุณเพิ่มความรับผิดชอบเข้าไปในตารางเวลาที่แน่นขนัดหรือเปล่า?

          อันดับแรก ลองตั้งคำถามกับตัวเองว่า อะไรคือเป้าหมายในการทำงานของคุณ อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องการลงทุนลงแรงและทำให้สำเร็จ

          คำว่า “สำคัญ” ในที่นี้ อาจหมายถึงทำแล้วสนุกและพึงพอใจ หรืออาจเป็นสิ่งที่สร้างโอกาสในการพัฒนาทางอาชีพก็ได้ เพราะไม่มีคำตอบตายตัวสำหรับความหมายของคำว่า “สำคัญ” หัวใจหลักนั้นคือการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่เราควรสนใจจากโอกาสทั้งหลายที่ได้รับมา

          อันดับถัดไป อย่าลืมพิจารณาความคุ้มค่าจากสิ่งที่คุณต้องเสีย เรามักให้ความสนใจกับผลประโยชน์ที่จะได้รับจากโอกาสนั้น และหลงลืมเวลาและแรงกายแรงใจที่ต้องลงทุนควบคู่กันไป ลองตั้งคำถามกับตัวเองดูว่าคุณจะยอมละทิ้งโอกาสในปัจจุบันส่วนไหนไป เพื่อคงความสมดุลของการทำงานเมื่อรับโอกาสใหม่เข้ามา

          ในกรณีที่คุณรู้สึกว่าการรับโอกาสใหม่นั้นเป็นสิ่งที่สำคัญเพราะต้องการตอบแทนหรือหล่อเลี้ยงความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มอบโอกาส ลองพิจารณาดูว่าในท้ายที่สุดแล้ว ความรับผิดชอบนั้นจะกลายเป็นสิ่งที่ทำให้คุณกังวลใจหรือขุ่นเคืองใจที่จะลงมือทำหรือเปล่า

          หากเป็นเช่นนั้นก็เปรียบได้กับการลงแรงที่ไม่คุ้มค่า เพราะผลประโยชน์ที่ได้รับไม่มากพอที่จะทำให้เมินเฉยต่อสิ่งที่ต้องเสียไปได้

พูดคำว่า “ไม่” อย่างไรให้เหมาะสม

          การตอบตกลงอาจเกิดขึ้นจากเหตุผลด้านความสุภาพหรือความหวั่นเกรงผลที่จะตามมาหลังปฏิเสธ แม้กระทั่งกับคำขอร้องอย่างจริงใจก็ตาม แน่นอนว่านั่นไม่ใช่เหตุผลที่ดีที่สุดในการตอบรับโอกาส และยังอาจนำไปสู่ความไม่พึงพอใจในอาชีพของคุณอีกด้วย

          เมื่อคุณถูกไหว้วานและยังลังเลใจที่จะตอบตกลง การตอบกลับด้วยคำตอบยอดนิยมสำหรับซื้อเวลาก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดี ยกตัวอย่างเช่น “ฉันขอเวลาคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้อีกสักหน่อย แล้วจะติดต่อกลับไปโดยเร็วที่สุด” นอกจากนี้ การถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำร้องขอนั้นก็เป็นอีกตัวเลือกที่น่าสนใจ เช่น สิ่งที่เกี่ยวข้อง ลำดับเวลาการทำงาน และผลที่จะตามมาในภายหลัง วิธีนี้จะช่วยนำคุณไปสู่การตัดสินใจที่ตั้งอยู่บนรายละเอียดของงาน ซึ่งมักจะเป็นที่พึงพอใจของทั้งสองฝ่าย

          อีกทั้งปัจจัยสำคัญที่มองข้ามไปไม่ได้ในการปฏิเสธที่เหมาะสม คือการเลือกใช้คำและน้ำเสียง

          อันดับแรก ผู้คนมักไม่คุ้นชินกับการถูกปฏิเสธด้วยเหตุผลที่กล่าวไปข้างต้น และยังมีบางคนที่เล็งเห็นช่องโหว่ในการเรียกร้องจากอีกฝ่ายในปริมาณที่มากเกินพอดี ในกรณีนี้ ไม่ว่าคำที่เลือกใช้หรือน้ำเสียงจะเป็นอย่างไร ข้อพิพาทและการต่อต้านก็คงตามมาในที่สุด ดังนั้น การเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์หลาย ๆ รูปแบบก็เป็นเรื่องที่สำคัญ

          โดยปกติแล้ว คำว่า “ไม่” มักกระตุ้นให้อีกฝ่ายสันนิษฐานเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการปฏิเสธ และพฤติกรรมของคุณซึ่งเป็นผู้เอ่ยคำนั้นก็มักถูกนำไปวิเคราะห์ควบคู่กันอย่างเลี่ยงไม่ได้

          การมองว่าการปฏิเสธของคุณพ่วงมาด้วยเจตนาแง่ลบเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ และอาจส่งผลให้อีกฝ่ายมองตัวของคุณในแง่ลบไปด้วย

          การให้เหตุผลที่เหมาะสมหลังพูดคำว่า “ไม่” เป็นหนึ่งในวิธีที่ช่วยป้องกันเหตุการณ์แบบนี้ เหตุผลนั้นอาจเป็นเรื่องของ เวลา ทักษะ หรือความเชี่ยวชาญที่ไม่เพียงพอที่จะทำงานนั้นให้สำเร็จได้ในระดับที่น่าพึงพอใจ ตัวอย่างเช่น  “ขอบคุณที่ไว้วางใจให้ฉันทำงานนี้ แต่ฉันกังวลว่าฉันอาจจะยังไม่พร้อมที่จะรับงานมาเพราะ…..”

          อย่างไรก็ตาม อย่าลืมเตรียมพร้อมสำหรับการให้ความมั่นใจของผู้มอบงานอย่าง “แต่ฉันคิดว่าคุณจะทำได้ดีนะ” หรือ “มันไม่จำเป็นที่จะต้องออกมาสมบูรณ์แบบหรอก” เพราะจุดมุ่งหมายของเขาคือความช่วยเหลือจากคุณ คุณสามารถตอบกลับได้ว่า “ฉันซาบซึ้งในความไว้วางใจของคุณ แต่ฉันเองก็ยังไม่มั่นใจว่าฉันคือคนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้หรือไม่”

          หลังจากนั้น คุณสามารถช่วยเหลือผู้ไหว้วานทางด้านอื่นแทนการเข้าไปรับงานโดยตรง ยกตัวอย่างเช่นการเสนอรายชื่อเพื่อนร่วมงานท่านอื่นที่เหมาะสมกับงาน หรือทางเลือกอื่น ๆ ที่ทางผู้ไหว้วานยังไม่ได้คำนึงถึง

          สิ่งที่สำคัญคือการตั้งคำถาม ไม่ปล่อยให้ตัวคุณเองติดกับดักของผู้ไหว้วานว่าคุณคือผู้ที่เหมาะสมที่สุดหรือคุณเป็นตัวเลือกเดียวของงานนั้น

          อย่างไรก็ดี ไม่ใช่ทุกครั้งที่คำว่า “ไม่” ของคุณจะได้ผล ในกรณีนี้ควรหาทางเพื่อช่วยลดภาระของตัวคุณเอง เช่น ลองดูว่าผู้ไหว้วานมีอำนาจที่จะลดภาระหน้าที่ของคุณในปัจจุบันได้หรือไม่ หรือสามารถจัดหาทรัพยากรเพื่อช่วยเหลือได้หรือเปล่า ควรจำให้ขึ้นใจว่าเวลาแห่งการต่อรองเกิดขึ้นก่อนการตกลงเสมอ

          การเลือกใช้คำว่า “ไม่” ให้เหมาะสมต้องผ่านทั้งการเตรียมพร้อม ฝึกฝน และการเรียนรู้จากประสบการณ์ หวังว่าเวลาไม่กี่นาทีที่คุณใช้เพื่อพิจารณาว่าควรใช้คำว่าไม่ “เมื่อไหร่” และ “อย่างไร” จะส่งเสริมการพัฒนาในอาชีพของคุณไม่มากก็น้อย

          HR องค์กรใด อยากบอกรักพนักงานแบบเกร๋ๆ เท่ๆ แนว HR ยุคใหม่ ที่ดูเเลแบบนั่งอยู่ในใจพนักงาน ลองติดต่อ Solution ปรึกษานักจิตวิทยาจาก Relationflip : Innovative Mental Healthcare Web Application ที่พร้อมช่วยพนักงานของคุณดีลกับปัญหาและเป็นที่ปรึกษาในทุกๆ เรื่องนะคะ Tel: 099-0026888 #InnovativeMentalHealthcare #MentalHealthcareService #Relationflip

Reference: https://www.psychologytoday.com/intl/blog/mindful-professional-development/202311/when-and-how-to-say-no-at-work