บทความน่ารู้

6 วิธีรับมือกับบทสนทนาที่ลำบากใจในที่ทำงาน

          เมื่อพูดถึงการทำงานร่วมกัน เป็นไปไม่ได้เลยที่จะไม่นึกถึงปัญหาที่เปรียบเหมือนระเบิดที่รอเวลาปะทุ เช่น ความไม่พอใจระหว่างบุคคล การติดขัดระหว่างการทำงาน หรือความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น โดยปกติแล้วปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการสนทนาซึ่งมักถูกมองว่ายากและทำให้ลำบากใจ ถึงแม้ว่าทุกปัญหาจะมีความแตกต่างกันไปตามเนื้องานและลักษณะนิสัยของบุคคลที่เกี่ยวข้อง ก็มีสิ่งที่ควรพิจารณาในการสนทนาที่ยากลำบากดังต่อไปนี้

 

เริ่มประโยคด้วย “ฉัน” ไม่ใช่ “คุณ”

          เมื่อคุณต้องการแสดงความคิดเห็น เป็นเรื่องดีที่จะถ่ายทอดออกไปว่าคุณไม่ได้กำลังอ้างว่าสิ่งที่คุณคิดคือข้อเท็จจริง แต่เป็นการบอกเล่าถึงการตีความของคุณ ในทางกลับกัน ถ้ามุมมองของทั้งสองฝ่ายขัดแย้งกัน การเปิดประเด็นด้วยสรรพนามบุรุษที่ 2 อย่างคำว่า “คุณ” จะกระตุ้นให้คู่สนทนาเตรียมโต้แย้งหรือหาจุดผิดในคำพูดของคุณโดยอัตโนมัติ

 

          ตัวอย่างของคำขึ้นต้นประโยคที่แนะนำให้ใช้ มีดังนี้:

ฉันคิดว่า… ฉันเชื่อว่า… ฉันรู้สึกว่า… ฉันมองว่า… ฉันเข้าใจว่า… ฉันสงสัยว่า

เรื่องของเรื่องคือฉัน… ในความเข้าใจของฉันคือ… ในมุมมองของฉันคือ… การตีความของฉันคือ…

ในตอนนั้นฉันได้สันนิษฐานว่า… ในตอนนั้นฉันสรุปว่า… ในตอนนั้นฉันตอบสนองด้วยการ…

 

อธิบายคำที่ใช้ให้กระจ่าง

          บ่อยครั้งที่เราคิดเอาเองว่า คำที่ใช้กันเป็นประจำ ทุกๆคนจะเข้าใจตรงกัน ซึ่งความเป็นจริง คำแต่ละคำก็มีความหมายแตกต่างกันไปสำหรับแต่ละคน เช่น ความเชื่อใจ หรือ การประสานงาน โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ที่มีเรื่องของความขุ่นข้องหมองใจมาเกี่ยวข้อง เพราะฉะนั้นการอธิบายความหมายของคำที่คุณหยิบใช้บ่อย ๆ ในบทสนทนาจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ

 

ให้ความสำคัญกับพฤติกรรมมากกว่าเจตนาและอุปนิสัย

          เมื่อพูดถึงความผิดพลาดของอีกฝ่าย อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะเผลอตัดสินให้เจตนาหรืออุปนิสัยเป็นต้นเหตุของความผิดพลาดนั้น ซึ่งมีโอกาสนำไปสู่การโต้แย้งจากความเห็นที่ไม่ไปในทิศทางเดียวกัน เพราะฉะนั้นจึงควรให้ความสนใจกับการกระทำที่สังเกตได้มากกว่าสิ่งที่ต้องคาดเดา หลีกเลี่ยงการใช้คำที่มีความหมายเกินจริง เช่นคำว่า “ตลอดเวลา” หรือ “ไม่เคย” แน่นอนว่าการแบ่งปันมุมมองของคุณก็เป็นเรื่องที่สำคัญ แต่ก็ต้องถ่ายทอดให้เข้าใจตรงกันว่าสิ่งที่คุณพูดเป็นเพียงมุมมองส่วนบุคคล

 

รับบทผู้สำรวจ

          ใช้เวลาไปกับการสำรวจและเข้าใจมุมมองของอีกฝ่ายอย่างถ่องแท้ ทั้งความหมายของคำที่ใช้ และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับบทสนทนาในปัจจุบันว่าเขาตีความเรื่องราวที่เกิดขึ้นอย่างไร

 

          ตัวอย่างของคำที่ช่วยสำรวจมุมมองของอีกฝ่าย:

กรุณาช่วยอธิบายเรื่อง…. ให้ฉัน

ได้โปรดบอกเล่าประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับ….

ฉันสงสัยว่า….

คุณมีความคิดเห็น/รู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับ….

 

ป้องกันการโต้แย้งจากความไม่พอใจ

          เป็นธรรมชาติของคนที่จะเกิดความไม่พอใจและเข้าโต้แย้งเพื่อแก้ไขความจริงเมื่อถูกเข้าใจผิดหรือถูกกล่าวหา อย่างไรก็ตาม การกระทำเหล่านั้นมักไม่ส่งผลดีและนำไปสู่ความขัดแย้ง เมื่อดำเนินมาถึงจุดนี้ แม้อยากแก้ไขด้วยการพยายามเข้าใจก็คงไม่เห็นผล วิธีที่แนะนำคือการพยายามเข้าใจเรื่องราวของอีกฝ่ายอย่าง “ผู้สำรวจ” แม้เรื่องราวนั้นจะฟังดูไม่ถูกต้องสักเท่าไหร่สำหรับคุณ หลังจากนั้น ให้ใช้สรรพนามบุรุษที่ 1 อย่างคำว่า “ฉัน” ในการเริ่มบอกเล่ามุมมองและประสบการณ์ของคุณเพื่อเทียบกับอีกฝ่าย อย่าลืมหลีกเลี่ยงการขึ้นต้นประโยคด้วยสรรพนามบุรุษที่ 2 เพื่อป้องกันการเข้าใจผิดว่าเป็นการวิพากษ์วิจารณ์ เมื่อใช้ทั้งสองเทคนิคในการสนทนาก็จะมีโอกาสเข้าใจถึงเนื้อความของปัญหาได้ตรงกัน

 

ร่วมมือกันเพื่อเดินหน้า

          เมื่อปฏิบัติตามกระบวนการที่อธิบายข้างต้น ทุกฝ่ายจะเกิดความเข้าใจกันและกัน และเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นไม่มากก็น้อย สิ่งที่ตามมาคือการเข้าใจและประยุกต์ใช้บทเรียนที่ได้รับอย่างถูกต้องนั่นเอง

          นอกจากนี้ การให้ข้อเสนอแนะแก่กันในเรื่องของการปฏิบัติตัวในสถานการณ์รูปแบบนั้น ๆ หรือการกลับมาคุยกันอีกครั้งเพื่อให้มั่นใจว่ายังมีความสัมพันธ์ที่ดีแก่กัน ก็จะช่วยรับรองว่าความพยายามก้าวผ่านบทสนทนาที่ทำให้ลำบากใจไปด้วยกันนั้นสัมฤทธิผล

          ดังเช่นทักษะอื่น ๆ การเผชิญบทสนทนาที่ยากและลำบากใจต้องผ่านทั้งการเตรียมพร้อม ฝึกฝน และการเรียนรู้จากประสบการณ์ แต่ขอให้มั่นใจว่าผลลัพธ์ที่ตามมาจะไม่ทำให้คุณผิดหวัง

 

 

          HR องค์กรใด อยากบอกรักพนักงานแบบเกร๋ๆ เท่ๆ แนว HR ยุคใหม่ ที่ดูเเลแบบนั่งอยู่ในใจพนักงาน ลองติดต่อ Solution ปรึกษานักจิตวิทยาจาก Relationflip : Innovative Mental Healthcare Web Application ที่พร้อมช่วยพนักงานของคุณดีลกับปัญหาและเป็นที่ปรึกษาในทุกๆ เรื่องนะคะ Tel: 099-0026888 #InnovativeMentalHealthcare #MentalHealthcareService #Relationflip

https://www.psychologytoday.com/intl/blog/mindful-professional-development/202311/6-tips-for-difficult-conversations-at-work