บทความน่ารู้

“กรอบในการบริหารจัดการเวลา” เครื่องมือสำคัญของผู้ประสบความสำเร็จ

          กรอบในการบริหารจัดการเวลา คือเครื่องมือสำหรับการบริหารจัดการงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและจัดสรรเวลาได้อย่างชาญฉลาด ส่งผลให้เกิดผลิตภาพขั้นสูงสุดและช่วยให้สามารถการบรรลุเป้าหมาย

          กรอบในการบริหารจัดการเวลาเริ่มเป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายเมื่อ Stephen Covey นำมาเป็นส่วนหนึ่งของ 7 Habits (7 อุปนิสัยของคนสำเร็จ) ในปัจจุบัน เครื่องมือสำหรับการบริหารจัดการนี้ถูกยกย่องให้เป็นหนึ่งในเทคนิคบริหารเวลาที่ดีที่สุดและเป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับการตัดสินใจในเชิงธุรกิจ

 

          กรอบในการบริหารจัดการเวลาทั้ง 4 ช่อง

          แนวคิดกรอบในการบริหารจัดการเวลาจะช่วยให้รู้ว่างานใดที่ควรทำก่อน งานใดที่ควรหาเวลามาเพื่อทำ หรืองานใดที่สามารถทำทีหลัง ด้วยการแบ่งงานออกเป็น 4 ช่องตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ดังนี้

-  ช่องที่ 1 หรือ Q1 (Quadrant 1): เร่งด่วนและสำคัญ

-  ช่องที่ 2 หรือ Q2 (Quadrant 2): ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ

-  ช่องที่ 3 หรือ Q3 (Quadrant 3): เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

-  ช่องที่ 4 หรือ Q4 (Quadrant 4): ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

 

          เป้าหมายของการใช้แนวคิดนี้คือการปรับปรุงทั้งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานให้ดีขึ้น รวมไปถึงเพื่อส่งเสริมการเติบโตและการประสบความสำเร็จ

Q1: เร่งด่วนและสำคัญ

          ลำดับแรกคือช่องแห่งงานที่เร่งด่วน ซึ่งมีไว้สำหรับการรับมือเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน ทิ้งความรับผิดชอบอื่น ๆ เอาไว้ก่อน และให้ความสำคัญกับการแก้ไขปัญหาตรงหน้าที่เร่งด่วน

          แม้มันจะเป็นสิ่งที่ทำให้ทั้งเครียดและกังวล คนหลายคนกลับสามารถติดอยู่ในช่องนี้ไปตลอดทั้งชีวิต และปล่อยให้ปัญหาในชีวิตครอบงำตัวเอง กล่าวได้ว่าการใช้เวลาไปกับช่องนี้มากเกินไปจะไม่ทำให้เราเติบโตสักเท่าไหร่

 

Q2: ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ

          ช่องที่ 2 นี้ไม่เร่งด่วนเท่าช่องแรก แต่ในด้านความสำคัญของงานก็เทียบเคียงกัน หลัก ๆ แล้วงานในช่องนี้ก็คืองานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน โดยไม่มีความจำเป็นที่จะต้องลงมือจัดการทันที และไม่ส่งผลกระทบต่อกำหนดส่งและงานอื่น ๆ ของเรา

          ช่องที่ 2 เปรียบเสมือนพื้นที่ที่สามารถพักหายใจได้อย่างอิสระ และใช้เวลาเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและผลิตภาพ

 

Q3: เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

          ช่องที่ 3 เป็นช่องสำหรับงานที่สำคัญลดหลั่นลงมา และงานเร่งด่วนเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะมาขโมยเวลาทำงานอันล้ำค่าของเรา ตัวอย่างของงานเหล่านี้อาจเป็นการประชุม สายเรียกเข้าจากโทรศัพท์ อีเมล หรือสิ่งรบกวนต่าง ๆ ที่ขัดขวางผลิตภาพในการทำงาน

          อย่างไรก็ตาม เราควรที่จะใช้เวลาให้น้อยที่สุดกับช่องนี้ เพราะมันเต็มไปด้วยงานที่ถ่วงดุลความเจริญและไม่ส่งผลต่อการทำงาน เป้าหมาย และผลิตภาพของเราสักเท่าไหร่

 

Q4: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

          ช่องที่ 4 คืองานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ ซึ่งหมายความว่ามันไม่ต่างจากตัวการที่ทำให้เสียเวลา ยิ่งเราใช้เวลากับช่องนี้มากเท่าไหร่ พลังงานของเราก็จะยิ่งลดลงไปเท่านั้น และนำไปสู่การทำกิจกรรมผัดวันประกันพรุ่งในที่สุด (เช่น การเช็กโซเชียลมีเดีย การเล่นอินเตอร์เน็ตอย่างไรจุดหมายไปเรื่อย ๆ เป็นต้น)

          เป็นเรื่องง่ายที่สมองของเราจะใช้เวลาไปกับ Q4 มากกว่าช่องอื่น เพราะมันไม่จำเป็นต้องใช้สมรรถภาพของจิตใจ และยังทำให้เราหลีกเลี่ยงงานที่สำคัญกว่าในแต่ละวัน

          กรอบในการบริหารจัดการเวลาจะช่วยในการบริหารจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างเป็นระเบียบและมีเหตุผล ส่งผลให้เราสามารถพิจารณาเวลาที่ควรใช้ในแต่ละงานได้ โดนเมื่อแยกงานที่มีไปใส่ไว้ในแต่ละช่อง เราก็จะสามารถทำงานตามลำดับความสำคัญจากช่องที่ 1 ไปช่องที่ 4 ซึ่งจะช่วยให้เรามีผลิตภาพและประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น

 

          อย่างไรก็ตาม แม้ว่าช่องที่ 1 จะเป็นสิ่งที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนที่สุด แต่การที่เรามีงานใน Q1 มากเกินไปเป็นระยะเวลาหนึ่งอาจก่อให้เกิดความเครียดและส่งผลเสียต่อสภาพร่างกายได้ ดังนั้น เราจึงควรจัดการงานสำคัญต่าง ๆ ก่อนที่มันจะถูกย้ายไปยังช่อง “สำคัญและเร่งด่วน” นั่นเอง

 

         HR องค์กรใด อยากบอกรักพนักงานแบบเกร๋ๆ เท่ๆ แนว HR ยุคใหม่ ที่ดูเเลแบบนั่งอยู่ในใจพนักงาน ลองติดต่อ Solution ปรึกษานักจิตวิทยาจาก Relationflip : Innovative Mental Healthcare Web Application ที่พร้อมช่วยพนักงานของคุณดีลกับปัญหาและเป็นที่ปรึกษาในทุกๆ เรื่องนะคะ Tel: 099-0026888 #InnovativeMentalHealthcare #MentalHealthcareService #Relationflip

Reference: https://timeular.com/blog/time-management-matrix/