บทความน่ารู้
เพิ่มผลิตผล...ด้วยการเอาชนะการหยุดชะงักในที่ทำงาน
ลองจินตนาการว่าคุณกำลังนั่งอยู่ที่โต๊ะงานที่ออฟฟิศ ตั้งใจจดจ่อกับงานอย่างเต็มที่ จนกระทั่งมีเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งโผล่มาบอกว่าต้องการถามอะไรกับคุณ “เล็กน้อย” เมื่อผ่านไป 20 นาที ข้อความกลับหลั่งไหลเข้ามาในกล่องข้อความของคุณไม่ขาดสาย พร้อมกับเสียงแจ้งเตือนที่ดังต่อกันจนคอมพิวเตอร์แทบระเบิด
ฟังดูคุ้นอยู่ใช่ไหม? วางใจได้เลยว่าไม่ใช่คุณคนเดียวที่ต้องพบเจอกับอะไรเช่นนี้ การหยุดชะงักในที่ทำงาน (Workplace disruptions) เริ่มกลายเป็นปัญหาที่ลดทอนพลังงาน ความคิดสร้างสรรค์ ผลิตภาพ (Productivity) และความพึงพอใจในงานของเราไป การหาวิธีกำราบการหยุดชะงักและฟื้นฟูผลิตภาพจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นในระดับสากล
แก่นของการหยุดชะงัก
การหยุดชะงักในที่ทำงานเป็นมากกว่าแค่ความน่ารำคาญ เพราะมันมาพร้อมกับความเสียหายที่มากมาย ทั้งในระดับส่วนบุคคลและส่วนรวม
- ผลิตภาพที่ลดลง
งานวิจัยจาก University of California ค้นพบว่าเราต้องใช้เวลาถึง 23 นาที 15 วินาทีเพื่อกลับมาจดจ่อได้อย่างเต็มที่หลังโดนรบกวน ถ้าหากมันดูเป็นเวลาที่ไม่เยอะสักเท่าไหร่ ลองนับจำนวนครั้งที่คุณถูกรบกวนแล้วคูณด้วยเวลานั้นดู
- คุณภาพของงานที่ลดลง
โดยส่วนมากแล้วงานของเราจะต้องเสร็จก่อนหมดวัน ซึ่งการหยุดชะงักที่เกิดขึ้นอย่างคงที่จะทำให้เราต้องเร่งทำงานที่ดูเหมือนไม่มีวันจบสิ้น ในขณะที่การหยุดชะงักที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งสามารถนำไปสู่ความผิดพลาดและคุณภาพของงานที่ลดลงได้ เมื่อเวลาผ่านไปก็อาจส่งผลกระทบระยะยาวต่อชื่อเสียงและเส้นทางอาชีพของคุณ
- ความเครียดและภาวะหมดไฟ
งานวิจัยได้เผยว่าการหยุดชะงักที่เกิดขึ้นอย่างคงที่ส่งผลให้เกิดความเครียดในระดับสูงและภาวะหมดไฟ ซึ่งส่งผลกระทบเชิงลบต่อทั้งสุขภาพกายและสุขภาพจิต
- ความคิดสร้างสรรค์ที่ลดลง
การคิดอย่างสร้างสรรค์จะเกิดขึ้นได้เมื่อมีเวลาสำหรับการจดจ่อขั้นสูงโดยไม่ถูกรบกวน แต่การหยุดชะงักสามารถยับยั้งการคิดริเริ่มและการแก้ไขปัญหาได้
จิตวิทยาที่อยู่เบื้องหลังการหยุดชะงัก
การทำความเข้าใจว่าเพราะเหตุใดมนุษย์เราจึงได้รับผลกระทบจากการหยุดชะงักอย่างง่ายดาย เป็นสิ่งที่สำคัญต่อการหาวิธีแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ สมองของเราถูกสร้างขึ้นให้สนใจสิ่งแปลกใหม่หรือข้อมูลที่อาจมีความเกี่ยวข้องที่สำคัญ แม้กระบวนการเอาชีวิตรอดนี้จะช่วยให้บรรพบุรุษของเราสามารถตรวจจับอันตรายรอบตัว แต่มันกลับทำให้เกิดอาการข้อมูลล้นหลามและการหยุดชะงักที่เกิดขึ้นอย่างคงที่ในยุคปัจจุบันที่ข้อมูลมีอยู่ทุกที่รอบตัว
หลังจากช่วงเวลาแห่งการคุดคู้อยู่แต่ในบ้านเพราะโรคระบาดจบลง ความต้องการในด้านการมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคมและอาการกลัวการตกข่าวได้พุ่งสูงขึ้น ดังนั้น เราจึงรู้สึกเหมือนถูกล่อลวงใจให้เช็กอีเมล ข้อความ และโซเชียลมีเดียในทันทีทันใดที่มีการแจ้งเตือน อาจกล่าวได้ว่าปัจจัยเหล่านี้ รวมถึงวัฒนธรรมองค์กรและเทคโนโลยี ได้สร้างสภาพแวดล้อมที่ดีสำหรับการก่อตัวของพายุการหยุดชะงักเลยทีเดียว
กลยุทธ์ในการเอาชนะการหยุดชะงัก
- จัดลำดับความสำคัญของงาน
“หากจัดให้ทุกสิ่งเป็นสิ่งที่สำคัญ ก็ไม่มีสิ่งใดที่เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง” เพราะฉะนั้น ลองเริ่มต้นวันด้วยการดูว่างานใดคืองานที่สำคัญที่สุด และใช้เวลาที่คุณสามารถจดจ่อกับงานได้ดีที่สุดไปกับมัน เช่น ถ้าคุณเป็นคนที่ทำงานได้ดีในช่วงเช้า ก็อย่าทิ้งงานที่ต้องใช้สมาธิสูงไว้ทำตอนใกล้หมดวัน เพราะมันอาจทำให้คุณต้องทำงานนานขึ้นถึงสองเท่า
- กำหนดขอบเขต
กำหนดขอบเขตที่ชัดเจนกับเพื่อนร่วมงาน ด้วยการแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณไม่สะดวกสนทนาเรื่องที่ไม่เร่งด่วน และเมื่อคุณต้องการเวลาที่ไม่ถูกรบกวน
- จัดการเทคโนโลยีที่กวนใจ
ในความเป็นจริงแล้ว การถูกแจ้งเตือนเมื่อใดก็ตามที่มีอีเมลเข้าหรือมีคนมากดหัวใจให้กับโพสต์ของคุณคงไม่ใช่เรื่องจำเป็น เพราะฉะนั้นจึงควรปิดการแจ้งเตือนที่ไม่สำคัญและเปิดโหมด “โฟกัส” ในเครื่องของคุณ
- สร้างพื้นที่ทำงานที่ไร้สิ่งรบกวนใจ
สภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นระเบียบ สะอาดสะอ้าน และไม่รกจะช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานได้ดี ลองหยิบกระดาษโพสต์อิท คลิปหนีบกระดาษ และปากกาที่ไม่จำเป็นออกจากโต๊ะของคุณดู
- ตอบกลับทุกสิ่งในครั้งเดียว
แทนที่จะตอบกลับข้อความและอีเมลทุกครั้งที่ได้รับ ลองตั้งเวลาเฉพาะเพื่อเช็กและตอบกลับสิ่งเหล่านั้นดู กลยุทธ์นี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการหยุดชะงักที่เกิดขึ้นอย่างคงที่และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในหารทำงาน ลองพิจารณาทำกิจกรรมเหล่านี้ในช่วงเวลาที่คุณทำงานได้เอื่อยกว่าปกติ เพราะการทำงานที่ใช้สมาธิน้อยกว่างานอื่น ๆ ในช่วงเวลาที่คุณมีสมาธิของคุณระดับสูงก็เหมือนการเสียเวลาไปเปล่า ๆ
- จัดการการทำงานร่วมกันและการประชุม
ถ้าการประชุมเป็นแค่การบอกเล่าความคืบหน้าที่ไม่ได้สำคัญหรือเร่งด่วน ให้เขียนอีเมลส่งไปแทน แต่ถ้าเป็นการประชุมเพื่อวางแผนกลยุทธ์ ให้เชิญบุคลากรที่จำเป็นและเหมาะสมต่องานมาเท่านั้น และพยายามทำให้การประชุมนั้นกระชับและจดจ่อมากที่สุดเท่าที่จะทำได้
จุดไฟแห่งผลิตผลขึ้นมาอีกครั้ง
ในโลกที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วและถูกขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี การเอาชนะการหยุดชะงักในที่ทำงานได้กลายเป็นเรื่องจำเป็นต่อความสำเร็จในด้านการทำงานและชีวิตส่วนตัว ซึ่งการเข้าใจหลักจิตวิทยาที่อยู่เบื้องหลังการหยุดชะงักและประยุกต์ใช้กลยุทธ์ที่ใช้งานได้จริงจะสามารถช่วยให้พัฒนาผลิตผลขึ้นได้อย่างมหาศาล
อย่าลืมว่าสิ่งสำคัญไม่ใช่การกำจัดการหยุดชะงักโดยสิ้นเชิง แต่เป็นการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อทวงคืนเวลาและสมาธิของคุณกลับมา โดยการประยุกต์ใช้กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถจดจ่อกับการทำงาน คิดอย่างสร้างสรรค์ และพึงพอใจในงานของคุณ ซึ่งจะช่วยจุดไฟแห่งผลิตผลขึ้นมานั่นเอง
HR องค์กรใด อยากบอกรักพนักงานแบบเกร๋ๆ เท่ๆ แนว HR ยุคใหม่ ที่ดูเเลแบบนั่งอยู่ในใจพนักงาน ลองติดต่อ Solution ปรึกษานักจิตวิทยาจาก Relationflip : Innovative Mental Healthcare Web Application ที่พร้อมช่วยพนักงานของคุณดีลกับปัญหาและเป็นที่ปรึกษาในทุกๆ เรื่องนะคะ Tel: 099-0026888 #InnovativeMentalHealthcare #MentalHealthcareService #Relationflip